Nach einigen Jahren manueller Datenerfassung haben wir einen großen Schritt nach vorne gewagt und uns mit der maschinellen Datenerfassung, sprich dem Scannen, auseinandergesetzt.

Die Digitalisierung erfolgt hier mit einem Hochleistungsscanner. Wir können technische Dokumente, jegliche Art von Korrespondenz, wie Briefe, Faxe, Mitteilungen, Aktennotizen, im weiteren Rechnungen, Lieferscheine, Journale etc. erfassen. Mittels modernster OCR-Erkennungssoftware sind wir in der Lage, die eingescannten Dokumente zu indexieren und zu archivieren. Die Indexierung kann Ihrem bisherigen Ablagesystem angepasst werden. Hier sind verschiedene individuelle Ablagemöglichkeiten denkbar.
Die Archivierung der Daten erfolgt sodann auf CD. Nur nebenbei angemerkt: Eine CD kann ungefähr 10.000 gescannte Seiten, also ca. 20 Aktenordner, speichern!

Die erfassten Dokumente werden mit der von uns zur Verfügung stehenden Software fälschungssicher archiviert. Unsere Software entspricht im übrigen den Anforderungen der “Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme” (GoBS).